La matrice di Eisenhower: uno strumento per gestire il tempo e le priorità
Il tempo è una risorsa preziosa e limitata, che spesso ci sembra di non avere mai abbastanza.
Come possiamo organizzare le nostre attività in modo efficace ed efficiente, senza cadere nella trappola della procrastinazione?
Essendomi sempre occupata anche di formazione, già conoscevo la matrice di Eisenhower, uno strumento di gestione del tempo che ci aiuta a distinguere tra le attività urgenti e importanti, e a decidere come affrontarle in base alle nostre priorità.
Da qualche hanno ho trovato utile utilizzarla anche in psicoterapia, proponendola ai miei pazienti più in difficoltà con la gestione del tempo.
Cos’è la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower prende il nome da Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti e generale a cinque stelle durante la Seconda Guerra Mondiale, che disse:
“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti”.
Questa frase ispirò Stephen Covey, autore del bestseller “Le sette regole per avere successo”, a sviluppare uno strumento di gestione delle attività basato su due dimensioni: l’urgenza e l’importanza.
L’urgenza si riferisce al grado di pressione temporale che un’attività richiede,
mentre l’importanza si riferisce al grado di impatto che un’attività ha sui nostri obiettivi e valori.
Combinando queste due dimensioni, possiamo suddividere le nostre attività in quattro categorie, rappresentate da quattro quadranti:
Quadrante 1: Attività urgenti e importanti.
Sono le attività che richiedono una risposta immediata e che hanno conseguenze significative se non svolte.
Ad esempio: una scadenza imminente, una crisi da gestire, una situazione di emergenza.
Quadrante 2: Attività non urgenti ma importanti.
Sono le attività che contribuiscono al nostro sviluppo personale e professionale, ma che non hanno una scadenza precisa.
Ad esempio: pianificare un progetto, studiare, fare esercizio fisico, coltivare le relazioni.
Quadrante 3: Attività urgenti ma non importanti.
Sono le attività che richiedono la nostra attenzione, ma che non hanno un impatto rilevante sui nostri obiettivi e valori.
Ad esempio: rispondere a una telefonata, a una mail o a un messaggio, partecipare a una riunione non essenziale, svolgere una commissione.
Quadrante 4: Attività non urgenti e non importanti.
Sono le attività che non aggiungono valore alla nostra vita, ma che ci distraggono e ci fanno perdere tempo.
Ad esempio: guardare la televisione, navigare sui social media, giocare ai videogiochi.
Come usare la matrice di Eisenhower?
In generale, possiamo seguire queste semplici linee guida:
Fare subito le attività urgenti e importanti.
Queste attività sono le più critiche e devono essere affrontate con priorità.
Tuttavia, bisogna evitare di trovarsi sempre in questo quadrante, perché significa vivere in uno stato di stress e reattività, senza dedicare tempo alle attività che ci fanno crescere e migliorare.
Programmare le attività non urgenti ma importanti.
Queste attività sono le più strategiche e devono essere pianificate con cura.
Si tratta di investire tempo nel nostro futuro, dedicandoci a ciò che ci appassiona e ci fa sentire realizzati.
Questo quadrante dovrebbe occupare la maggior parte del nostro tempo, perché è quello che ci permette di raggiungere i nostri obiettivi e di prevenire le situazioni di urgenza.
Delegare le attività urgenti ma non importanti.
Queste attività sono le più distrattive e devono essere delegate o ridotte al minimo.
Si tratta di liberarsi da ciò che ci toglie tempo ed energia, ma che non ci porta benefici.
Questo quadrante dovrebbe occupare il minor tempo possibile, perché è quello che ci allontana dai nostri obiettivi e ci fa sentire frustrati.
Eliminare le attività non urgenti e non importanti.
Queste attività sono le più inutili e devono essere eliminate o evitate.
Si tratta di rinunciare a ciò che ci fa perdere tempo e ci fa sentire colpevoli.
Questo quadrante dovrebbe essere assente dal nostro tempo, perché è quello che ci impedisce di fare ciò che conta davvero.
Quali sono i benefici della matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower è uno strumento semplice ma efficace per gestire il tempo e le priorità.
Usandola regolarmente, possiamo ottenere diversi benefici, tra cui:
Aumentare la produttività.
Concentrandoci sulle attività importanti, possiamo ottenere risultati migliori e più soddisfacenti, senza sprecare tempo ed energia in attività irrilevanti o superflue.
Ridurre lo stress.
Affrontando le attività urgenti con tempestività, possiamo evitare di accumulare pressione e ansia, e di trovarci in situazioni di crisi o emergenza.
Migliorare la qualità della vita.
Dedicando tempo alle attività non urgenti ma importanti, possiamo coltivare il nostro benessere personale e professionale, e arricchire la nostra vita di esperienze positive e significative.
Prevenire la procrastinazione.
Eliminando o limitando le attività non urgenti e non importanti, possiamo evitare di cadere nella tentazione di rimandare ciò che dovremmo fare, e di sentirci in colpa o insoddisfatti.
Come creare la propria matrice di Eisenhower?
Per creare la propria matrice di Eisenhower, possiamo seguire questi passi:
- Elencare le attività da svolgere. Possiamo scrivere su un foglio o su un’applicazione tutte le attività che dobbiamo o vogliamo fare, senza preoccuparci dell’ordine o della priorità.
- Valutare l’urgenza e l’importanza di ogni attività. Possiamo usare una scala da 1 a 10 per assegnare un punteggio di urgenza e di importanza a ogni attività, in base a quanto sia necessario o desiderabile svolgerla entro una certa scadenza, e a quanto sia rilevante o gratificante per i nostri obiettivi e valori.
- Assegnare ogni attività a un quadrante. Possiamo usare una griglia con quattro quadranti, etichettati come “urgente e importante”, “non urgente ma importante”, “urgente ma non importante” e “non urgente e non importante”. In base al punteggio di urgenza e importanza, possiamo inserire ogni attività nel quadrante corrispondente.
- Decidere come gestire ogni attività. Possiamo usare le linee guida viste sopra per decidere se fare subito, programmare, delegare o eliminare ogni attività, in base al quadrante in cui si trova. Possiamo anche stabilire delle scadenze e dei criteri per monitorare il nostro progresso e i nostri risultati.
In conclusione, la matrice di Eisenhower è uno strumento che ci può essere d’aiuto.
Usandola regolarmente, possiamo aumentare la nostra produttività, ridurre lo stress, migliorare la qualità della vita e prevenire la procrastinazione.
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